Regnskapsfører sparer tid og penger med elektronisk signering med BankID

- Vi ønsker å gjøre ting enklere for kundene våre. Da vi tilbød elektronisk signering av oppdragsavtalene våre i forbindelse med en oppdatering, signerte 70 prosent av kundene innen to dager, sier Kristin Grøtte, daglig leder av TET Bærum (i midten av bildet, omgitt av Terje Skog Jenssen, BankID Norge på venstre side, og Julian Berger, Verified til høyre).

Før tok innhenting av signaturer i verste fall flere uker. Den manuelle prosessen var tungvint, og krevde printing, signering, skanning og sending. Kundene utsatte og glemte det hele, og det ble mange purringer fra TET og dermed en dårlig kundeopplevelse.

Hun forklarer kundenes omfavnelse av elektronisk signering med at det kan gjøres der og da:

- Kunden trenger ikke være i nærheten av en printer og kan isteden hente opp dokumentet på skjermen og signere det med BankID der og da, raskt og effektivt, sier Grøtte.

Grøtte mener BankID-signering har lav brukerterskel: - Elektronisk signatur er enkelt å sette seg inn i fordi BankID er noe de fleste kjenner fra før. Vi får ingen spørsmål og det betyr nok at signering med BankID begynner å bli dagligdags, sier Grøtte. Hun forteller at en av hennes kunder som er håndverker kunne signere med BankID på mobil fra byggeplassen.

Regnskapskontoret tilbyr kundene å signere også andre typer dokumenter elektronisk ved hjelp av BankID, deriblant stiftelsesdokumenter, styredokumenter, generalforsamlingsprotokoller, vedtekter og liknende.

-  Ofte må dokumentene signeres av flere personer og da er signering via BankID en svært effektiv løsning, sier Grøtte.

Den elektroniske signaturløsningen TET Bærum tilbyr sine kunder er levert av det norske selskapet Verified, en løsning som enten kan åpnes i webleseren eller integreres mot bedriftens CRM-system. De som skal signere dokumentene trenger ikke noe abonnement, bare BankID eller BankID på mobil.

- Avtalen vil være like bindende som en avtale som er fysisk signert. I stedet for en fysisk underskrift vil signeringsfeltet erstattes med en tekst som angir navn og fødselsdato på de som har signert, sier daglig leder Julian Berger i Verified (til høyre i bildet over).

Han understreker at hele prosessen er sporbar ned til hver minste detalj. I tillegg til å verifisere selve signeringsprosessen bidrar dette til god oversikt over inngåtte avtaler, avslåtte avtaler eller avtaler som er i prosess.

- I stedet for å måtte lete i e-postkorrespondanse kan man gå inn på hver enkelt avtale og følge hele prosessen fram til signering. Dette er nyttig, ikke minst når mange parter skal signere samme dokument. Da har man oversikt over fremdriften for hver av partene som skal signere dokumentet fra ett og samme sted, sier Berger.